We gaan zorgvuldig om met gegevens.

Welke gegevens verzamelen we?

Wanneer je ons contacteert, een formulier invult of deelneemt aan een event, kunnen we gegevens verwerken zoals je naam, e-mailadres, telefoonnummer, bericht, inschrijvingsgegevens, betaalstatus en praktische voorkeuren die nodig zijn voor het event.

Berichten via het contactformulier, ook vragen om vrijblijvend met de club kennis te maken, worden via onze website en een beveiligde Google Apps Script-koppeling per e-mail naar info@rotaractgaasbeek.be doorgestuurd. We gebruiken je e-mailadres om persoonlijk op je vraag te antwoorden; een kennismakingsvraag is geen automatische inschrijving als lid of op een nieuwsbrief.

Bij online betalingen verwerken wij geen volledige kaartgegevens. Betalingen verlopen via een beveiligde betaalprovider. Wij ontvangen alleen de informatie die nodig is om de bestelling, inschrijving of betaling op te volgen.

Bij een online gift kiest de schenker het bedrag op de beveiligde Stripe-betaalpagina. Stripe verwerkt de betaalgegevens en het e-mailadres voor de betaling en, als betaalbewijzen zijn geactiveerd, de automatische bevestiging. Wij kunnen het bedrag, de betaalstatus en de contactgegevens zien die nodig zijn voor administratie en eventuele vragen over de gift.

Voor de Taxi Service vragen we de naam, het e-mailadres en telefoonnummer van de contactpersoon, het ophaal- en afzetadres, het aantal personen, de gekozen ritten en eventuele praktische opmerkingen. We bewaren deze boekingsgegevens in Google Sheets en gebruiken ze voor de ritplanning, de ontvangstmail en de opvolging van je boeking.

Waarvoor gebruiken we die gegevens?

We gebruiken gegevens om vragen te beantwoorden, inschrijvingen te beheren, deelnemers te informeren, betalingen te controleren, fiscale of boekhoudkundige verplichtingen na te komen en de veiligheid van onze website te bewaken.

We verkopen persoonsgegevens niet en gebruiken ze niet voor commerciële doorverkoop of ongepaste marketing. We sturen alleen gerichte communicatie wanneer daar een duidelijke aanleiding voor is, zoals een vraag, interesseformulier, inschrijving of lopende samenwerking.

Bewaartermijn

We bewaren gegevens niet langer dan nodig. Contactberichten bewaren we zolang nodig is om de vraag op te volgen. Event- en betalingsgegevens bewaren we zolang dat nodig is voor administratie, boekhouding, terugbetalingen, opvolging van deelnemers en wettelijke verplichtingen.

Met wie delen we gegevens?

We delen gegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze werking. Dat kan gaan om hosting, e-mail, betalingsverwerking, formulierverwerking, boekhouding of technische beveiliging. Deze partijen mogen gegevens alleen verwerken voor de afgesproken dienst.

Onze website draait op een beveiligde HTTPS-verbinding. Websiteprestaties en algemene bezoekersstatistieken kunnen worden gemeten via Vercel Analytics en Speed Insights. Die metingen helpen ons fouten en traagheid op te sporen.

Voor de prijsraming van de Taxi Service sturen we het ingegeven adres naar Google Maps om de rijafstand tot Krekelhof Gooik te berekenen. Dit gebeurt wanneer je een raming vraagt of een boeking indient. Je naam, telefoonnummer en e-mailadres worden niet meegestuurd naar de routedienst. De gegevens die nodig zijn om je rit uit te voeren zijn beschikbaar voor de organisatie en de betrokken chauffeurs.

Cookies en metingen

De website gebruikt noodzakelijke technische functies en beperkte analytische metingen om de site betrouwbaar en snel te houden. De Google Ads-tag (AW-18456720108) wordt alleen geladen als je op ‘Meting toestaan’ klikt. Daarmee kunnen we de werking van onze advertenties meten. Google kan daarvoor advertentiecookies plaatsen. Zonder jouw keuze of als je ‘Alleen noodzakelijk’ kiest, laden we deze tag niet.

We geven via deze tag geen ingevulde formuliergegevens door en schakelen advertentiepersonalisatie niet in. We bewaren je keuze maximaal 180 dagen in je browser. Via ‘Cookiekeuze aanpassen’ onderaan de website kun je die keuze op elk moment veranderen. Als je eerder toestemming gaf en die intrekt, wordt de pagina opnieuw geladen zodat de tag stopt.

Je rechten

Je kunt vragen welke gegevens we over jou bewaren, om gegevens te verbeteren of te verwijderen, of om verwerking te beperken wanneer dat wettelijk kan. Stuur daarvoor een bericht naar info@rotaractgaasbeek.be.

Laatste update

Dit privacy- en cookiebeleid werd laatst bijgewerkt op 11 oktober 2026.